Mahnwesen ist für jeden Unternehmer ein geläufiger Begriff. Viele Unternehmen haben zumindest eine grobe Vorstellung, was darunter zu verstehen ist: Wird eine Rechnung nicht bezahlt, wird der Kunde gemahnt. Wenn nötig auch noch ein zweites oder drittes Mal. Und wenn das noch immer nicht hilft, wird die Sache in der Regel einem Rechtsanwalt oder einem Inkassobüro übergeben.

Dieser Teil des Prozesses ist in allen Unternehmen mehr oder weniger straff strukturiert implementiert.

Wieso „dieser Teil …“? Gibt’s darüber hinaus noch andere Optionen für den Unternehmer?

Also in Kürze: Mit Mahnwesen wird nur die letzte Phase bezeichnet. Der Gesamtprozess, um die Bezahlung meiner Rechnungen sicherzustellen und um Zahlungsausfälle zu verhindern, wird als Forderungsmanagement bezeichnet.

Forderungsmanagement beginnt bereits in der Phase der Geschäftsanbahnung, also sogar noch vor der Auftragserteilung, ja sogar noch vor der Angebotslegung.

Forderungsmanagement ist ein strategisches Instrument, ein Muss für jeden Unternehmer, der nichts verschenken will und potentielle Risiken auf ein machbares Minimum reduzieren will.

Ein weiterer Grund für ein professionelles Forderungsmanagement ist auch die eigene Liquidität. Je mehr Kunden den Zahlungsvorgang verschleppen, desto kritischer kann sich die Situation auf Ihrem Geschäftskonto entwickeln. Die Auswirkungen können langfristig fatal sein. Gibt Ihr eigener Kontorahmen nichts mehr her, sind womöglich auch Sie selbst gezwungen, Ihre eigenen Lieferanten verspätet zu zahlen und damit ihre eigene Reputation aufs Spiel zu setzen!

Forderungsmanagement ist aber nicht nur auf die Kunden fokusiert! Ein umfassendes Forderungsmanagement hat auch die Lieferanten des Unternehmens im Visier.

Forderungsmanagement gegenüber meinen Lieferanten?! Aber die schulden mir doch kein Geld???

Das ist vollkommen richtig. ABER: Stellen Sie sich vor, Sie bezahlen einem Lieferanten seine ordnungsgemäß und gerechtfertigt gelegte Rechnung. Und später stellen Sie fest, dass sich der Lieferant in einem Insolvenzverfahren befindet. Und, was soll dann passieren? Dann könnte es passieren, dass Sie vom Masseverwalter berechtigt aufgefordert werden, diese Rechnung noch ein weiteres Mal zu bezahlen!!! Denn das Gesetz sagt: Zahlungen an eine bereits insolvent gewordene Firma gelten nicht als schuldbefreiend und können daher vom Masseverwalter nochmals eingefordert werden!

Ja, Uff!

Aber: mit einem konsequent umgesetzten Forderungsmanagement haben Sie auch diese Front gut im Griff.

Die Grundprinzipien des Forderungsmanagements sind für alle Unternehmen und alle Portfolios die selben. Im Detail müssen der Prozess und die erforderlichen Einzelschritte aber auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt werden. Denn wie jeder Prozess soll er nur die Elemente beinhalten, die für das jeweilige Unternehmen relevant sind. Und zusätzlich soll der Prozess maximal gestrafft sein, um keinen unnötigen Aufwand im Unternehmen zu erzeugen und möglichst simpel und rasch zum gewünschten Ziel zu gelangen.

Der erste Schritt ist somit, den spezifischen Geschäftsprozess eines Unternehmens zu analysieren. Erst auf dieser Basis kann das konkret erforderliche aber maximal vereinfachte Konzept seriös abgeleitet werden.

Die gute Nachricht: Die Analyse des Geschäftsprozesses und die grobe Ableitung eines wasserdichten Forderungsmanagementprozesses erfordert für einen erfahrenen und darauf spezialisierten Unternehmensberater nur eine sehr überschaubare Anzahl von Arbeitsstunden. In der Regel ist dies in 1 bis max. 2 Beratungstagen machbar!

Und, wie kann ich mir den Prozess vorstellen? Was ist darin alles enthalten?

Um ein erstes Gefühl für dieses Thema zu bekommen, liste ich Ihnen in aller Kürze die wichtigsten Elemente eines stragischen Forderungsmanagements auf:

• Allgemeine Geschäftsbedingungen
• Automatisierter InsolvenzCheck
• Bonitätsprüfung, mögliche Auskunftsgeber und Auskunftstools
• Insolvenzindikatoren
• Angebote, wichtigeElemente und Vorlagen
• Leistungsbeschreibung, Leistungsabgrenzungen, optionale Zusatzleistungen
• Vertragsbedingungen, Zahlungsmodalitäten, Ausstiegsklauseln
• Rechnungsanschrift
• Rechnungsmerkmale
• Zahlungsziele
• Eskalationsstufen
• Mahnklage
• Möglicher Inkassopartner und übliche und verhandelbare Optionen
• Automatisierte Prozessunterstützung

Sie sehen: Forderungsmanagement ist ein umfassender Prozess, der noch vor der Kundenakquisition beginnt und erst mit dem vollständigen Zahlungseingang endet.

Wenn Sie Handlungsbedarf für Ihr Unternehmen erkennen, dann zögern Sie nicht, fehlende Lücken schnellstens zu schließen. Die Investition dafür könnte sich schon alleine bei Ihrem nächsten Kunden mehrfach bezahlt machen!

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